Transparenz für mehr Tempo
BESCHLEUNIGER-TAG 2026: Sprints statt Warteschleifen
"Warum funktioniert ein Genehmigungsverfahren nicht wie eine moderne Fabrik?", fragte Jan O. Weisel, Geschäftsführer Valeres Industriebau. In einer Fabrik bestehe Transparenz über Durchlaufzeiten und Prozesse. Und in jedem Jahr würden die Prozesse weiter verbessert. Weisel zeigte auf, welche von und mit VALERES gelebten Vorgehensweisen in einzelnen Städten und Gemeinden aus Sicht eines regionalen Generalplaners und Generalunternehmers im Industrie- und Gewerbebau erfolgreich waren. Ebenso bettete er Aspekte, die zu erfolgreichen Projekten geführt haben, in einen Gesamtkontext ein und warb für eine flächendeckende Umsetzung von Antragskonferenz, Case-Manager und digitalem Status-Tool.
Warb für eine flächendeckende Umsetzung von Antragskonferenzen, Case-Managern und digitalem Status-Tool: Jan O. Weisel (Geschäftsführer Valeres Industriebau GmbH).
Ein entscheidendes Element im Lean Management ist MUDA, ein japanischer Begriff für Verschwendung. Zu den verschiedenen Arten von MUDA zählen beispielsweise Wartezeiten, Überbearbeitung (mehr Verarbeitungsschritte als nötig) sowie ineffiziente Arbeitsbewegungen und -abläufe und nicht genutztes Mitarbeiterpotenzial.
Weisel warb dafür, unter diesem Aspekt die verwaltungsinternen Prozesse zu überprüfen und dabei besonders auf vier Aspekte zu achten: Kundenfokus, Kennzahlen, Verantwortlichkeit, Transparenz. "Wir sollten nicht so sehr auf die behördeninternen Prozesse blicken, sondern auf den Kunden und das, was für ihn nötig ist", unterstrich Weisel. So helfe es dem Kunden beispielsweise sehr, wenn er wüsste, wo sich der Prozess befindet und wann ihn wieder Anfragen erreichen: "Wir können den ganzen Tag sehen, wo unser Paket gerade unterwegs ist. Warum können wir nicht genauso sehen, wo unser Bauantrag gerade steht?"
Als weitere Möglichkeit, Planung zu beschleunigen, empfahl Weisel die Scrum-Idee aus der IT-Welt. Dort wird Software beispielsweise nicht erst zu 100 Prozent geplant und dann programmiert, sondern in Zyklen (Sprints). So könne auch das Planungsverfahren in Sprints verlaufen.
Sprint 1: Klärung, was die Behörde für die Genehmigung benötigt.
Sprint 2: Einreichung der Unterlagen
Sprint 3: Prüfung der Unterlagen mit regelmäßigen Statusmeetings, so dass offene Punkte sofort geklärt werden können.
"Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass alle Beteiligten stets den kompletten Überblick über den Prozess haben und schnell reagieren können", sagte Weisel. Wichtig sei hierbei ein Case Manager, der als zentraler Ansprechpartner fungiere und den Prozess steuere. Seiner Erfahrung nach müsse dafür keine neue Kraft eingestellt werden. Weisel: "Es steckt so viel MUDA in dem Prozess, dass Sie die Stelle des Case Managers ganz einfach mit vorhandenem Personal abdecken können."