Martin Klingst: Schneller werden: Was Verwaltungen wirklich bremst

Das Unbehagen kommt daher, dass staatliche Leistungen häufig nicht beim Bürger ankommen. Nach einer Umfrage des Forsa-Instituts im Auftrag des dbb sagen 73 Prozent der Bürgerinnen und Bürger, der Staat sei nicht mehr in der Lage, seine Aufgaben zufriedenstellend zu erledigen. Mit schwindendem Vertrauen in die Handlungsfähigkeit des Staates schwindet das Vertrauen in die Demokratie. Beides müssen wir wieder stärken. Die Menschen müssen das Gefühl haben, dass der Staat ihre Bedürfnisse befriedigt und die Leistungen dort ankommen, wo die Bürger leben.

Der Staat muss effizienter, schneller und bürgernäher werden. Es darf nicht sein, dass die Bürgerinnen und Bürger Wochen oder Jahre auf eine Entscheidung warten oder sie ihren Pass nicht binnen kurzer Zeit ersetzen können. Auch die Dokumentations- und Nachweispflicht für Unternehmen ist ausgeufert. Fleischer haben beispielsweise komplexe Dokumentationspflichten, nur weil es in der Branche ein paar schwarze Schafe gibt. Aber warum müssen deswegen alle leiden und ins Unermessliche dokumentieren? Gezieltere und häufigere Kontrollen wären viel effektiver.

Zu den wichtigsten gehört ein Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung. Gerade bei der Digitalisierung haben wir ein gewaltiges Flickwerk. In Kommunen werden Tausende unterschiedliche IT-Systeme eingesetzt, die teilweise nicht kompatibel sind. Deutschland leidet stark unter Silodenken. Wir brauchen ein modernes Führungsmanagement, das in Querschnitten denkt und verschiedene Kompetenzen und Perspektiven an einen Tisch bringt. Das kann Lösungen ungemein beschleunigen.

Ein Staat muss regelbasiertes Handeln ermöglichen. Dazu braucht es Vorschriften. Das macht die Entscheidungen des Staates berechenbar und gerecht. In diesem Sinne ist Bürokratie etwas Gutes. Wir haben deshalb auch nicht vom Bürokratieabbau gesprochen. Aber wenn ein Bürger oder Unternehmen von der Verwaltung etwas will, ist der jeweilige Sachbearbeiter immer nur genau für seinen Bereich zuständig. Bei einem komplexeren Thema entscheidet er nur für seinen kleinen Bereich und delegiert es weiter. Das macht Bürokratie langsam und komplex.

Wir müssen Fachämter für bestimmte Bereiche zusammenführen. Das erfordert andere Entscheidungsstrukturen: Wer in Querschnitten denkt, muss auch in Querschnitten entscheiden können. Für Verwaltungen ist das ein echter Systemwechsel. Nur so werden sie schlanker und bürgernäher. Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen müssen Leistungen aus einer Hand bekommen.

Sie ist unverzichtbar. Gerade in Verwaltungen mit ihren klar definierten Prozessen lässt sich vieles digitalisieren. Und wenn jetzt die Boomer-Generation in Ruhestand geht, werden einer PwC-Studie zufolge 2030 bis zu 1 Million Arbeitsplätze in Verwaltungen unbesetzt bleiben. Wer jetzt keine schlanken Strukturen schafft und nicht digitalisiert, bürdet den verbleibenden Mitarbeitenden ein Pensum auf, das schlicht nicht zu schaffen ist – und riskiert, dass auch die noch weglaufen.

Wir haben uns in eine absolute Überregulierung eingemauert. In Deutschland haben wir eine Versicherungsmentalität entwickelt, selbst europarechtliche Vorgaben werden bei uns übererfüllt. Wir brauchen einen Mentalitätswandel: weg vom Misstrauen – hin zu mehr Vertrauen. Die Mitarbeitenden in der Verwaltung müssen ermutigt werden, Dinge auszuprobieren, auch wenn mal was schief geht. Wer jeden Fehler vermeiden will, kommt irgendwann gar nicht mehr voran.

Daraus spricht eine große Sehnsucht, weil die Kommunen unter vielem leiden: Personalmangel, wachsende Aufgaben, knappe Finanzen, unzufriedene Bürgerinnen und Bürger. In dem Sinne ist das große Interesse auch ein Hilferuf der Kommunen, die an ihre Grenzen stoßen.

Wir haben schwerfällige Strukturen. Diese Strukturen müssen wir verändern – und hier sind wir wieder beim Querschnittsdenken. Dazu müssen wir Dinge vereinfachen, zusammenführen und vereinheitlichen. Ein konkretes Beispiel: Verschiedene Behörden und Regelungen verwenden unterschiedliche Definitionen für denselben Begriff – etwa “Familie” oder “Haushaltseinkommen”. Das ist ein echtes Hindernis für einheitliche, digitale Prozesse.

Viel zu weit unten – und sie werden zu wenig gehört. Oft sitzen nur die Verbandsvertreter am Tisch, nicht die Kommunen selbst. Das heißt nicht, dass die Kommunen das letzte Wort haben müssen. Aber sie müssen bei Entscheidungen stärker einbezogen werden. Ihre schwache Position zeigt sich auch bei der Finanzierung. Oft werden die Kommunen nach einer kurzen Anschubfinanzierung allein gelassen. Das kann nicht funktionieren.

Wir brauchen angesichts knapper werdender Ressourcen und Haushalte eine Aufgabenkritik. Also eine ehrliche Antwort auf die Frage: Welche Leistungen wollen wir uns noch als staatliche leisten? Wo können Bürger oder Unternehmen mehr Eigenverantwortung übernehmen? Das bedeutet Verzicht, und das ist keine angenehme Diskussion. Aber eine notwendige. Wir können nicht immer nur nach dem Staat rufen. Andererseits ähneln auch manche Unternehmen einer erstarrten Behörde mit verkrusteten Strukturen. Grundsätzlich müssen wir mehr vom erwünschten Ergebnis her denken. Was nützt der beste Prozess, wenn nicht das beste Ergebnis erreicht wird?

Ich sehe das Bemühen, aber es ist ein langer Weg. Positiv ist, dass sich so viele als Modellkommune gemeldet haben. Das spricht für das große Interesse, etwas zu ändern. Auch beim Digitalministerium sehe ich Bereitschaft und Ehrgeiz, die Staatsmodernisierung voranzubringen, zum Beispiel bestimmte, nicht ortsgebundene Leistungen zentral auf einer digitalen Plattform anzubieten, wie unter anderem die Bestellung eines Personalausweises oder die Beantragung eines Führerscheins.