Thomas Schürmann: Schneller genehmigen: Weniger Schleifen, mehr Entscheidungen

Unsere Region steht vor großen Herausforderungen: die wirtschaftliche Lage, die Umbrüche im Rheinischen Revier, die Verkehrsinfrastruktur am Rhein mit Brücken, die in die Jahre gekommen sind. Gleichzeitig macht mir der zunehmende Vertrauensverlust in Staat und staatliche Verwaltungen große Sorgen. Wenn wir Vertrauen zurückgewinnen wollen, müssen wir zeigen, dass der Staat handlungsfähig ist. Und dazu gehört auch, dass Planungs- und Genehmigungsverfahren deutlich schneller werden.

Als Landesmittel- und Bündelungsbehörde haben wir mit vielen Akteuren zu tun. Ich will, dass wir als Ermöglicher und nicht als Bremser wahrgenommen werden. Deshalb habe ich intern sehr früh einen Innovationsprozess gestartet, der drei Ziele hat: Wir wollen erstens schneller werden, zweitens agiler – also schneller auf Veränderungen reagieren – und drittens wollen wir attraktiver als Arbeitgeber werden. Denn wir müssen und wollen die Mitarbeitenden auf diesem Weg auch mitnehmen.

Es gibt viele Kriterien, die man bei so einem Verfahren beeinflussen kann. So z.B. die Qualität der Antragsunterlagen. Je höher die Qualität, umso weniger Nachfragen werden nötig. Ein weiterer Punkt ist der konkrete Antragsgegenstand. Wenn sich Anträge während des Verfahrens verändern, führt das häufig zu unnötigen Schleifen, was den Prozess verlangsamt. Ein anderer Faktor ist die Frage, wie stark wir die Einhaltung der Rechtsvorgaben kontrollieren müssen. Das wird maßgeblich durch den Gesetzgeber gestaltet. Wir beraten den Gesetzgeber von EU- bis Landesebene und machen deutlich, welche Auswirkungen gesetzliche und unter-gesetzliche Vorgaben auf die Praxis haben. Zudem schauen wir uns natürlich auch die internen Prozessabläufe und Zuständigkeiten an.

Die Frage ist: Wollen wir als Behörde Dinge ermöglichen oder wollen wir vor allem kontrollieren? Ich sehe uns vor allem in der ersten Rolle, also als Ermöglicher. Dazu gehört dann auch der Mut, Entscheidungen zu treffen. Und das wiederum setzt eine gesunde Fehlerkultur voraus. Wenn Beschäftigte eine falsche Entscheidung treffen, geht es nicht darum, anschließend jemanden zum Schuldigen zu machen, sondern darum, wie wir damit umgehen und was wir ändern müssen, damit dieser Fehler nicht nochmal passiert.

Wir sehen uns die Prozesse innerhalb unseres Hauses sehr genau an und stellen fest, wie lange bestimmte Verfahren dauern, wie sich Wartezeiten verändern, wie viele Verfahren noch unbearbeitet sind. Neben diesen quantitativen Daten prüfen wir auch die Qualität. Schnelligkeit ist zwar wichtig, aber sie ist nicht alles. Das Ergebnis muss qualitativ hochwertig und rechtssicher sein. Es gibt gesetzliche Vorgaben, wer an den Verfahren zu beteiligen ist: andere Behörden, Kommunen, die Öffentlichkeit. Je mehr Fachpersonen mit unterschiedlichen Kenntnissen beteiligt werden, um so besser wird in der Regel das Ergebnis. Aber das kostet Zeit. Daher ist es wichtig, solche Prozessketten zeitlich – wenn möglich - mit Fristen zu steuern, so dass wir nicht unnötig Zeit verlieren. Und auch hier hilft uns die Digitalisierung wieder. Wenn die Unterlagen nur in Aktenordnern zur Verfügung stehen, kann nur eine sehr begrenzte Zahl von Menschen sich die Ordner gleichzeitig ansehen. Bei einer digitalen Ablage sieht das ganz anders aus. Zum Thema Beschleunigung gehört auch zunehmend die Frage, welche Aspekte wir durch KI vorprüfen lassen können.

Meiner Erfahrung nach funktionieren Prozessänderungen wie z.B. Beschleunigung nur, wenn das Ganze über alle Ebenen vorgelebt wird. Als Hausspitze muss ich eine Erwartungshaltung formulieren und deutlich machen, wie die Fehlerkultur bei uns aussehen soll. Hier müssen Führungskräfte den Spagat zwischen Vertrauen und Kontrolle hinbekommen. Und sie müssen darauf achten, dass die Prozesse so organisiert sind, dass Entscheidungen schnell und rechtssicher getroffen werden können. Dazu gehört auch, dass die richtigen Personen zur Verfügung stehen – und zwar qualitativ wie quantitativ. Eine weitere Stellschraube ist die Frage, wie gründlich wir prüfen wollen. Hier müssen wir zwischen Detail- und Stichprobenprüfung abwägen. Wir wollen eine höchstmögliche Rechtssicherheit gewähren, aber wir müssen auch akzeptieren, dass eine 100-prozentige Garantie nicht möglich ist. Sonst landen wir aus Angst vor Fehlern in einer nie endenden Prüfkaskade.

Ich kann jeder Behörde nur empfehlen, sich regelmäßig mit anderen austauschen. Das machen wir z.B. mit den Bezirksregierungen untereinander – auch ganz gezielt auf Arbeitsebene. Es sind gerade die kleinen Ideen und praktischen Tipps aus dem Alltag, die man daraus mitnimmt und die zur Beschleunigung beitragen. Das gleiche gilt für die Zusammenarbeit zwischen den Kommunen oder der Kommunen mit dem Kreis: Wir sollten immer die Augen offenhalten für best practices der anderen.

Je qualitativ besser der Antrag ist, umso einfacher ist es, ihn zu bearbeiten. Das setzt auch voraus, dass Unternehmen und Behörde sich vorab austauschen, was die nötigen Unterlagen sind. Ich kann daher Unternehmen nur empfehlen, sehr frühzeitig das Gespräch mit den zuständigen Behörden zu suchen und zu fragen, was sie brauchen. Bei größeren Vorhaben hilft uns auch, vorab zu wissen, wann wir mit dem Antrag rechnen können. Dann können wir Ressourcen entsprechend planen. Wichtig ist weiterhin, den Antragsgegenstand während des Verfahrens nicht mehr zu ändern. Das kommt leider häufig vor und führt dazu, dass wir nochmal von vorne beginnen müssen. Das kostet Zeit und Ressourcen. Ich bin außerdem ein großer Freund, Feedback von den Unternehmen zu bekommen: Was ist gut gelaufen? Wo hat es gehakt? Wir können als Verwaltung daraus viel lernen.

Überrascht nicht, weil ich weiß, wie engagiert und verantwortungsvoll die Teams hier arbeiten. Aber dennoch gab es Situationen, wo ich mich darüber sehr gefreut habe. Ein Beispiel: An einem frühen Freitagnachmittag erreichte uns ein Anruf von einem Unternehmen, das eine Genehmigung für den Sonntag brauchte. Sie hatten das schlicht vergessen. Nach einer Stunde hatten sie die Genehmigung. Das hat mich sehr gefreut, weil das meiner Vorstellung als Ermöglicher entspricht – auch wenn ich hiermit keinen ermuntern will, immer bis auf den letzten Drücker zu warten.