Gute Verwaltung ist kein Zufall
"Was man nicht messen kann, das kann man nicht managen." Diese gerne zitierte Management-Weisheit unterstreicht, wie wichtig objektive Kriterien sind, um Leistungen zu steuern. Genau das bietet das RAL-Gütezeichen "Mittelstandsorientierte Kommunalverwaltung".
"Das Gütezeichen verschafft Ihnen einen Standortvorteil", versprach Alana Voigt, Geschäftsführerin des Vereins "Mittelstandsorientierte Kommunalverwaltung" in einer Diskussionsrunde mit Verwaltungsbeschäftigten und IHK-Vertretern. Ihr zentraler Punkt: Es geht nicht um eine Plakette an der Wand, sondern um konkrete Verbesserungen für das Handeln und die Abläufe in der Verwaltung. Prozesse werden optimiert, die interne Steuerung wird zielgerichteter, die Zuständigkeiten klarer. Die Wirtschaftsorientierung rückt damit stärker in den Fokus - in allen Ämtern. "Damit steigern Sie die Unternehmensfreundlichkeit Ihrer Verwaltung und verbessern Ihre Außenwirkung", sagte Voigt.
Welche Vorteile haben Unternehmen?
Auch für die Wirtschaft vor Ort ist das Gütezeichen von Bedeutung. Unternehmen profitieren von klaren Ansprechpartnern, nachvollziehbaren Abläufen und planbaren Fristen. Das steigert die Verlässlichkeit und schafft Vertrauen in die Verwaltung als Partner. Gleichzeitig sorgt der bundesweit einheitliche Standard des RAL-Systems für Vergleichbarkeit und Qualitätssicherung.
Gregor Werkle, Leiter Wirtschaftspolitik bei der IHK Mittlerer Niederrhein, verwies auf ein langjähriges Praxisbeispiel: Der Rhein-Kreises Neuss ist bereits seit mehr als 15 Jahren zertifiziert: "Das Gütezeichen bestätigt, dass sich die Kommune aktiv für die Belange der lokalen Wirtschaft einsetzt. Die damit verbundene Änderung des Mindset führt dann zur tatsächlichen Planungsbeschleunigung."
Was verlangt das Gütezeichen?
Welche Voraussetzungen muss eine Verwaltung erfüllen, um dieses Gütezeichen zu erhalten? Sie muss dafür ausgewählte Gütekriterien erfüllen. Diese müssen dokumentiert und regelmäßig überprüft werden. Hinzu kommen Serviceversprechen, die zwar nicht dokumentationspflichtig sind, aber intern verbindlich sein sollten.
Zu den Gütekriterien zählt beispielsweise:
- Erste Informationen zum Verfahren innerhalb von 7 Arbeitstagen
- Bearbeitung von Baugenehmigungen innerhalb von 40 Arbeitstagen
- Bezahlung von Auftragsrechnungen innerhalb von 15 Arbeitstagen
Beispiele für Serviceversprechen sind:
- Eingangsbestätigung und Nennung eines Ansprechpartners innerhalb von 3 Tagen
- Besprechung bei Unternehmen innerhalb von 5 Arbeitstagen
- Reaktion auf Anrufe und E-Mails innerhalb eines Arbeitstags
Derzeit werden die Kriterien für das RAL-Gütekennzeichen überarbeitet. "Wir reagieren damit auf Veränderungen in Gesellschaft und Arbeitswelt, vor allem durch die Digitalisierung. Ziel ist eine effizientere und praxisnähere Ausgestaltung bei hoher Qualität und Verlässlichkeit", erklärt Voigt. Neu eingeführt wird beispielsweise die Pflicht, jährlich mindestens zwei Informationsveranstaltungen für Unternehmen anzubieten – auch als Zeichen aktiver Netzwerkpflege. "Wir wollen mit der Überarbeitung noch passgenauer für die kommunale Praxis und die Unternehmen werden."
Was braucht es intern?
Die Geschäftsführerin unterstrich, dass die Führung der Kommune von diesem Ansatz überzeugt sein muss: "Wenn die Leitung der Verwaltung das unterstützt und einfordert, sehen wir die besten Fortschritte." Ebenso wichtig sei die Bereitschaft zur Veränderung innerhalb der Verwaltung. "Natürlich ist es am Anfang mühsam, Prozesse zu überdenken und sie schneller zu machen. Aber letzten Endes wird es dadurch für alle leichter – für Unternehmen, die Bürgerinnen und Bürger und für die Beschäftigten selbst", unterstrich Voigt.
Wie läuft das Zertifizierungverfahren ab?
Die Einhaltung der Kriterien wird regelmäßig durch die TÜV Nord Cert GmbH überwacht. Das erste Audit findet drei Monate nach dem Beitritt statt, das nächste folgt nach zwei Jahren. Danach wird alle drei Jahre kontrolliert. Die Kosten des Audits liegen bei rund 8.000 Euro. Hinzu kommen jährliche Mitgliedsbeiträge. Sie sind nach Größe der Verwaltung gestaffelt und liegen zwischen 1.000 und 3.500 Euro.
Was bringt es konkret?
Den Nutzen des Gütezeichens brachte Nils Jagnow, bei der IHK Aachen zuständig für Raumplanung und Wirtschaftsanalyse, auf den Punkt: "Sie werden sehen, wie Sie Kapazitäten in der Verwaltung effektiver nutzen können. Dadurch erreichen Sie mehr. Das investierte Geld bringt Nutzen, weil es Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet und weil Sie als Verwaltung leistungsfähiger werden." Und Silke Hauser, Leiterin Industrie, Klimaschutz und Mobilität bei der IHK Mittlerer Niederrhein, verglich das Gütezeichen mit der Einführung der IHK-internen Qualitätskriterien: "Wir haben dadurch unsere Prozesse klar definiert und Verbesserungspotenziale herausgefunden. Das hat in der internen Zusammenarbeit sehr geholfen, Missverständnisse zu vermeiden."